Vous aurez pour missions principales :

Tâches d’assistanat classique pour l’équipe :

•  Gestion des agendas des membres de l’équipe : organisation des rendez-vous clients, des déjeuners professionnels, des réunions internes et des conférences call 
• Organisation des déplacements professionnels en France et à l’étranger 
• Suivi des contacts clients et prospects (interne)
• Gestion des notes de frais
• Gestion des invitations pour les manifestations clients

Gestion des recrutements de stagiaires de l’équipe ECM :

• Organisation des entretiens de recrutement avec les candidats et les interviewers
• Centralisation et, gestion des retours aux candidats  - avec les juniors
• Accueil des candidats et/ou des nouveaux collaborateurs
• 2 fois par an, organisation logistique de l’arrivée des stagiaires (12 à 15)

Gestion de la logistique des évènements (réservation des lieux, invitations des participants…) et contribution active à la vie du département (formations, présentations internes, évènements de fin d’année…).

Compte tenu d’une organisation en binome pour tenir compte des vacances, assurer le suivi des rendez-vous clients, appels téléphoniques, organisation des déplacements, gestion des notes de frais…. en l'absence de son binôme et roulement en matière d'horaires entre les binômes.

Formation Bac+2/+3 en (Secrétariat – assistanat de Direction)

Expérience entre 5 et 10 ans dans une fonction équivalente, dans des environnements exigeants, dynamiques et internationaux.

• Qualités relationnelles, esprit d’équipe
• Grande réactivité et capacité à gérer l’imprévu et les changements de dernière minute
• Sens du « service client »
• Capacité à communiquer avec aisance et clarté
• Rigueur et sens de l'organisation
• Sens des priorités
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Autonomie
• Confidentialité

Maîtrise des outils bureautiques (pack office Outlook, applications et bases utilisées par le département).